Sammlungsgeschichten: Neue Datenbank

Für eine Sammlung ist es zentral, dass die Objekte und die dazugehörenden Informationen auffindbar sind. Das klingt selbstverständlich, doch dahinter steckt viel Arbeit und nicht zuletzt eine zuverlässige, funktionierende Datenbank.

Die Inventarisierung

Wenn Objekte in die Sammlung kommen, werden sie nicht einfach irgendwo gestapelt. Mitarbeitende verzeichnen die Schenkungen zunächst im Eingangsbuch und erfassen diese dann möglichst zeitnah im Detail. Dazu beschreiben sie das entsprechende Objekt, vermessen und (falls möglich) wiegen es. Zur Inventarisierung gehört auch, dass die Herkunft und die Nutzung festgehalten werden. Die Objekte bekommen dann eine Inventarnummer, werden fotografiert und erhalten einen Standort im Depot. Alle diese Objektinformationen werden in einer Datenbank dokumentiert. Seit 2023 nutzt die Medizinsammlung dazu die webbasierte Sammlungsdatenbank Culture.web des Vereins Kulturerbe Informationsmanagement Schweiz (kimnet.ch).

Objektansicht eines Hochfrequenztherapiegeräts in der neuen Datenbank Culture.web (Culture.web)

Die Herausforderungen des digitalen Zeitalters

Die Kantone Aargau, Bern, Basel-Landschaft und Solothurn starteten im Oktober 2020 ein gemeinsames Projekt mit dem erklärten Ziel, auch kleineren bis mittleren Museen und Sammlungen Zugang zu einer Datenbank zu verschaffen. Denn insbesondere für die zahlreichen ehrenamtlich geführten Institutionen stellt die Digitalisierung mit der notwendigen Beschaffung und Weiterentwicklung von Software eine grosse Herausforderung dar. Die Datenbank Culture.web dient nun als Hilfestellung für kleinere Institutionen und trägt als digitale Datendrehscheibe gleichzeitig dazu bei, dass auch interessierte Dritte Zugriff auf die vielfältigen Sammlungsobjekte der zahlreichen Schweizer Museen haben.

Mitgliedern des Vereins der Museen im Kanton Bern (mmBE) war es möglich, ab 2021 als Teil eines Pilotversuchs die Datenbank zu nutzen. Die Medizinsammlung nahm diese Möglichkeit wahr und beschloss, ihren gesamten Datenbestand in das neue webbasierte System Culture.web zu migrieren und in Zukunft neue Objekte dort zu erfassen.

Der Umzug

Der «Umzug» von Daten ist mit Aufwand verbunden – auch wenn die Daten bereits aus einer Datenbank stammen und strukturiert sind. Zunächst liessen sich die Informationen der einzelnen Datenbankfelder nicht eins zu eins übertragen. Denn Culture.web muss den Ansprüchen ganz unterschiedlicher Museen und Sammlungen genügen und kann nicht spezifisch für die Bedürfnisse einzelner Institutionen angepasst werden. Die Medizinsammlung musste sich deshalb entscheiden, wo welche Informationen im neuen System Platz finden und die Daten entsprechend ordnen. Insbesondere bei der Migration der Spezialdatenbanken (Mikroskop-, Brillen- und pharmakognostische Sammlung) mussten Anpassungen vorgenommen werden. Bei den Brillen etwa wurden alle Angaben zu Schliff und Dioptrien in den allgemeinen Katalogtext übernommen und nicht wie zuvor in separaten Feldern erfasst.

Wie ein richtiger Umzug, bietet auch eine Datenmigration Chancen, Altlasten loszuwerden. So konnten beispielsweise uneinheitliche Objekt- oder Ortsbezeichnungen vereinheitlicht und bereinigt werden.

Go live

Seit 2023 arbeitet die Medizinsammlung mit der neuen Datenbank Culture.web. Bis jetzt war sie ausschliesslich für den internen Gebrauch bestimmt. Seit dem 23. April sind die Sammlungsobjekte nun für alle frei einsehbar und zwar über das Kulturgüterportal https://www.kimnet.ch/. Ausstellungsmacher:innen, Museumsfachleute, aber auch Interessierte an Medizingeschichte haben somit die Möglichkeit, sich online über die Bestände der Medizinsammlung - und vieler anderer Institutionen - zu informieren.